تسهیل فرایندهای آموزشی در راستای کاهش پروندههای کاغذی
در راستای تسهیل فرآیندهای آموزشی، کاهش بوروکراسی اداری و حرکت بهسوی حذف پروندههای کاغذی، اطلاعات آموزشی دانشجویان در سامانههای «پویا» و «سدف» بر اساس چارتهای مصوب وزارت علوم، تحقیقات و فناوری ثبت و کنترل میشود و با تکمیل بخش فارغالتحصیلی، فرآیند دانشآموختگی نیز بهصورت کامل سیستمی خواهد شد.
به گزارش روابط عمومی و اطلاعرسانی دانشگاه بیرجند، یکی از بخشهای مهم سامانههای «پویا» و «سدف»، صفحه مشخصات آموزشی دانشجو است که اطلاعات دروس هر ورودی در آن، بر اساس چارت ابلاغی وزارت علوم و توسط گروه آموزشی مربوط ثبت شده است. در این بخش، صرفاً دروس مندرج در چارت مصوب ثبت میشود و اخذ درس خارج از این چارچوب، تنها با مجوز گروه آموزشی امکانپذیر خواهد بود که در بخش «دروس اخذشده از گروههای دیگر» درج میشود.
این سازوکار به دانشجو امکان میدهد در هر زمان، وضعیت تحصیلی خود را بررسی کرده و از دروس گذرانده و واحدهای باقیمانده مطلع شود. تکمیل این بخش و گذراندن تمامی دروس موردنیاز، شرط لازم برای احراز شرایط فارغالتحصیلی است.
پس از تکمیل وضعیت دروس، دانشجو میتواند درخواست فارغالتحصیلی خود را ثبت کند. این درخواست در ادامه توسط کارشناس گروه، مدیر گروه، معاون آموزشی دانشکده و کارشناس مدیریت امور آموزشی بررسی و تأیید خواهد شد و مجموعه این اطلاعات، بخشی از سوابق آموزشی دانشجو را تشکیل میدهد.
حرکت بهسوی حذف کامل پروندههای کاغذی
این فرآیند با هدف الکترونیکیکردن پرونده آموزشی دانشجویان و کاهش گردش اسناد کاغذی در حال اجراست. بر اساس برنامهریزی انجامشده و اعلام مدیریت توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی دانشگاه، برنامهنویسی بخش فارغالتحصیلی تا اواخر مهرماه به پایان خواهد رسید.
پس از راهاندازی این بخش، صفحه وضعیت دروس و کارنامه دانشجو که در گام نخست بهصورت سیستمی کنترل میشود، مبنای بررسی و احراز شرایط فارغالتحصیلی قرار خواهد گرفت و فرآیند فارغالتحصیلی دانشجویان بدون نیاز به تشکیل و گردش پرونده کاغذی انجام خواهد شد.
بر این اساس، از ابتدای آبانماه، با نهاییشدن این فرآیند، پرونده کاغذی دانشجو در فرآیند فارغالتحصیلی حذف میشود و تنها مدارک دانشگاهی که بهصورت موقت در اختیار دانشگاه قرار دارد، از این روند مستثنی خواهد بود. همچنین نامههای مرتبط با دانشجو بهصورت کاغذی بایگانی یا ذخیره نخواهد شد.
همکاری بخشهای آموزشی و فناوری برای تکمیل فرآیند
ثبت اطلاعات دروس در سامانه توسط کارشناسان گروههای آموزشی و کنترل آن توسط مدیریت امور آموزشی، بهویژه واحد رایانه، در حال انجام است. فرآیند برنامهنویسی و استقرار زیرساختهای این سامانه تا پایان مهرماه سال جاری به همت مدیریت توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی به اتمام میرسد و از اول آبانماه ۱۴۰۵، تمامی فرآیندهای فارغالتحصیلی دانشجویان منحصراً از طریق این سامانه انجام خواهد شد. اقدامی که میتواند ضمن کاهش حجم پروندههای کاغذی، روند بررسی وضعیت تحصیلی و انجام امور فارغالتحصیلی دانشجویان را تسهیل کند.
نظر شما :